Funktionsbeskrivelser

Funktionsbeskrivelser bestyrelsen 2019 – 2021

Præsident

Oktober: Soroptimiståret starter.

Oktober – November Planlægning af medlemsmøder i det kommende år (tilstræb på novembermødet at få sammensat de forskellige grupper der skal afholde månedsmøderne)
Januar – Februar: Forberedelse/planlægning af generalforsamling
15 februar er deadline for indsendelse af forslag til LR-mødet
Marts: Generalforsamling – valg af nye bestyrelse. Årsprogram skal være klar
April: forberedelse til landsmødet
Maj : L&R møde. Regionalmøde
Juni: 1. juni sidste frist for medlemmers udmelding (skriftlig) af klubben
August: Planlægning af bestyrelsesskift i september
September: Bestyrelsesskift

  • Lave dagsorden, indkalde til og lede bestyrelsesmøderne.
    Der afholdes møder efter behov – dog mindst 4 møder om året iflg. Love og Vedtægter
  • Udsende månedsbrev sammen med sekretæren, lede de ordinære månedsmøder, herunder informere, lykønske m.m.
  • Ajourføre klubreglementet sammen med vicepræsident og extension
  • Ajourføre funktionsbeskrivelserne sammen med vicepræsident
  • Forestå lys ceremonier og optage nye medlemmer
  • Uddelegere arbejdsopgaver til medlemmer og bestyrelsesmedlemmer
  • Sørge for repræsentation/hilsner til jubilæer og mærkedage sammen med vicepræsidenten
  • Inspirere medlemmerne til nye initiativer, projekter, medlemsforøgelse m.m.
  • Udarbejder sammen med bestyrelsen og webmaster årsplan
  • Indkalde til og afholde generalforsamling, udarbejde årsberetning og budget sammen med kasserer samt udvælge kommende bestyrelsesmedlemmer

(ved præsidentskifte fremlægger den afgåede præsident årsberetningen fra oktober til oktober)

  • PR-arbejde i samarbejde med sekretær m.fl.
  • Ved præsidentskifte at ændre navn og fuldmagt samt indgravering i kæden
  • Kontaktperson til Region 3 og Danmarksunionen – repræsentant til L&R-mødet
  • Anvise ”uforudsete” regninger fra kasserer til betaling
  • Have god kontakt til pressen og deltage i lokale arrangementer

Vicepræsident

  • Træde til hvis præsidenten er forhindret samt være sparringspartner til præsidenten
  • Sende hilsener og blomst/gave på klubbens/præsidentens vegne til medlemmers runde fødselsdage
    + i særlige situationer f.eks. ved sygdom og dødsfald
  • Sende hilsener til charterfester, klubjubilæer og julehilsner til venskabsklubber
  • Ansøgning/oprettelse/godkendelse af venskabsklubber + sponsorbørn
  • Ajourføre klubreglementet sammen med extension ansvarlige bestyrelsesmedlem og præsidenten
  • Ajourføre funktionsbeskrivelserne sammen med præsident

Kasserer

  • Opkræve kontingent

Opkræve menupris fra udeblevne medlemmer uden afbud (besked fra tilmeldingspersonen)

  • Efter klubmødets afslutning betale menu til hotellet for gæster /oplægsholdere der har spist med – og udeblevne medlemmer
  • Medvirke ved projekter, lotterier m.m. (med regnskab, byttepenge m.v.)
  • Betale klubbens bidrag for deltagelse i regionalmøder i sept.(okt.) + i L&R- mødet
  • Betale unionskontingent, sørge for 1 gratis abonnement på The Link
  • Betale indmeldelsesgebyr straks efter optagelsen af nye medlemmer
  • Betale regninger løbende (godtgørelser/ikke-faste udgifter i samarbejde med præsidenten)
  • Betale , (HVIS foredragsholdere og evt. gæster skal spise. EVT. får foredragsholdere middag samt 2 flasker vin eller anden gave + evt. kørselsgodtgørelse/taxa bon
  • Ved kassererskifte ændre navn og fuldmagt
  • Varetage regnskab og forelæggelse af årsregnskab på generalforsamlingen efter revisorpåtegning
  • Udfærdige månedsbalancer på opfordring fra bestyrelsen
  • Udarbejde budget i samarbejde med præsidenten

Klubsekretær

  • Indtil 1.10.2021: Tage referat af alle månedsmøder m.v.
  • Indtil 1.10.2021: Tage referat af bestyrelsesmøder og udsende referat til bestyrelsen.
  • Udsende månedsbrev til medlemmer.
  • Indhente oplysninger om afbud og udeblevne medlemmer til møderne fra klubmesteren
  • Føre liste over mødedeltagelse over klubmedlemmer.
  • Udregne mødeprocenter til månedsbreve og årsberetning.
  • Holde fødselsdagsliste ajour og meddele bestyrelsen om specielle runde dage el. lignende.
    Påføre fødselsdage på månedsbreve
  • Føre statistik over 3 min. og udvælge personer til 3 min. inkl. sangvalg, 2 stk.
  • I samarbejde med præsidenten udarbejde indbydelse og oversigt over valg til generalforsamlingen, hvilken post den nyvalgte beklæder og i hvilken tidsrum
  • Udlevere medlemsliste/Blå Bog til medlemmer
  • Sørge for at alle relevante ændringer, herunder antal medlemmer, (senest 15. december)sendes  til Landssekretæren /Unionen / Soroptima /Blå Bog m.fl
  • Registrering af interessegrupper og projekter med tovholderne
  • Ændringer til medlemslisten: nyvalg, indmeldelser, udmeldelser, dødsfald, adresseændringer, mailændringer m.m.
  • Årlig registrering af bestyrelsesmedlemmer og deres poster
  • Overflytning til andre klubber
  • Nekrologer (udarbejdet af præsidenten) sendes direkte til Soroptima
  • Liste over/registrering af modtagere af donationer

Program Directors (KPD) og Assistent Program Directors (KAPD)

  • Pr. 1.10.21 KPD: Tage referat af alle månedsmøder m.v. og sende til sekretær til månedsbrevene.
  • Pr. 1.10.21 KPD :Tage referat af bestyrelsesmøder og udsende referat til bestyrelsen.
  • Orientering fra KPD/KAPD på månedsmøderne
  • Ansvarlige tovholdere for eventuelle klubprojekter
  • Deltage i de årlige møder i regionen for PD og APD’er
  • Arbejde for FNs 2015-MÅL
  • Arbejde for FNs millennium–udviklingsmål. Hentes på: www.2015.dk
  • Aktiv KPD og tovholder for KAPD, mødes 2 x årligt for koordinering og sparring.
  • Deltage i regionens årlige møde for Program Directors og Assistent Program Directors

Bestyrelsesmedlem og Extension

  • Kontaktperson til extension
  • Sørge for papirer/mappe og emblem/navneskilt til nye medlemmer, herunder medlemsaccept-skemaet m.v. (Til brug i Extension)
  • Afholde info-møder for potentielle medlemmer i samarbejde med præsidenten og de 2 extensionmedlemmer
  • Deltage i det årlige regionsfællesmøde for extension (gensidig inspiration), regionsmødet m.fl.
  • Medlemspleje
  • Ansvarlig for at afholde internt extensionmøde mindst 2 gange årligt
  • Ajourføre klubreglementet sammen med extension og præsidenten.

Klubmesteren

  • Tage imod tilmelding og afbud til klubmøder
  • Sørge for bannere, lys, stager, dug og bordopstilling til ceremonier
  • Sørge for bordplan/brikker til udtrækning vedr. bordplacering i god tid før månedsmødets begyndelse
  • Sørge for sangbøger
  • Sørge for gule roser til nye medlemmer ved optagelse
  • Sørge for gule roser til afgåede bestyrelsesmedlemmer og extension
  • Oplyse menu på klubaftener
  • Ansvarlig for aftaler med spisestedet vedr. datoer, lokaler mv.
  • Sørge for gaver til foredragsholdere (vin, blomster, chokolade) i samarbejde med aftenens gruppe
  • Praktisk hjælper i forbindelse med klubbens arrangementer

Extension funktioner

  • Styrke/øge klubbens medlemstal gennem aktiv rekruttering

(i gennemsnit 2 nye medlemmer pr. år april og oktober)

  • Deltage aktivt i og invitere potentielle nye medlemmer med til klubmøder
  • Afholde infomøder for potentielle nye medlemmer i samarbejde med præsidenten og extensions ansvarlige bestyrelsesmedlem
  • Fastholde og pleje medlemmer
  • Afholde ”hygge”-møde med nye medlemmer – sikre trivsel
  • Tage mentoropgaven dybt seriøst, således at nye medlemmer hurtigt føler sig hjemme
  • Deltage i det årlige regionsfællesmøde for extension (gensidig inspiration), regionsmødet m.fl.
  • Sammen med extensions ansvarlige bestyrelsesmedlem afholde internt extensionmøde mindst 2 gange årligt

Webmaster

  • Holde klubbens hjemmeside/facebookside ajour
  • Samarbejde med bestyrelsen
  • Fotografering og PR
  • Indsendelse af løbende fokusrapporter (er altafgørende for at kunne fastholde vor status som NGO’er)
  • Designe/udfærdige årsprogrammer i samarbejde med præsidenten og bestyrelse

Arkivar

  • Holde orden i klubbens papirer/sætte dem i system i arkivet?

Ajourført april 2021
Bestyrelsen
SI Bogense-Nordfyn